De Ofertas Concluídas a Faturas – Como Funciona a Faturação na ExusTrans
O fluxo de faturação da ExusTrans foi concebido para eliminar erros manuais, evitar litígios e fornecer documentação financeira clara para todos os serviços de transporte concluídos.
Visão Geral do Fluxo de Faturação da ExusTrans
Cada fatura na ExusTrans é gerada com base em dados verificados da plataforma. Isto garante que apenas serviços de transporte concluídos e confirmados são incluídos na faturação.
- 🚛 A ordem de transporte é concluída
- 💬 A oferta é confirmada no chat
- 📁 A oferta é guardada como Oferta Concluída
- 🧑💼 A administração revê o período de faturação
- 🧾 A fatura é gerada
- 📄 O PDF é emitido e arquivado
Passo 1: As Ofertas de Transporte São Concluídas no Chat
Após a entrega estar concluída, ambas as partes confirmam a conclusão no sistema de chat da ExusTrans. Esta confirmação representa o término oficial do serviço de transporte.
- 📱 A confirmação é efetuada no chat
- 📦 O estado da entrega é verificado
- 💬 O preço final e os custos são confirmados
- 🔒 O registo é bloqueado para faturação
Apenas as ofertas totalmente confirmadas por ambas as partes podem avançar para a etapa de faturação.
Passo 2: As Ofertas Concluídas São Guardadas como Ofertas Concluídas
Uma vez confirmada, cada operação de transporte concluída é guardada no sistema como Oferta Concluída. Este registo passa a ser a referência financeira oficial para a faturação.
- 📌 Localização: O Meu Perfil → Ofertas Concluídas
- 🧾 Preço final acordado
- 🛣️ Portagens e extras aprovados
- 📍 Rota e detalhes de entrega
- 🕒 Carimbo temporal de conclusão
As Ofertas Concluídas não podem ser editadas após a confirmação. Isto garante a integridade da faturação e evita alterações retroativas.
Passo 3: Validação e Preparação para Faturação
Antes da geração da fatura, o sistema valida automaticamente todas as Ofertas Concluídas para garantir a consistência dos dados.
- 🔍 Verificação do estado de conclusão
- 📄 Validação de preços e custos
- 🏢 Verificação dos dados da empresa
- 💶 Verificação do IVA e do país
- ⚠️ Deteção de informação em falta
As ofertas que não passam na validação são temporariamente excluídas até serem corrigidas.
Passo 4: A Administração Gera Faturas Duas Vezes por Mês
As faturas na ExusTrans são geradas por administradores de acordo com ciclos de faturação fixos. Isto garante períodos contabilísticos previsíveis.
- 📅 Período 1: 1st – 14th of the month
- 📅 Período 2: 15th – end of month
- 📊 Apenas Ofertas Concluídas validadas incluídas
- 🧠 Agrupamento automático por cliente e transportador
Este processo centralizado de geração assegura consistência e conformidade regulamentar.
Passo 5: Cálculo Automático de Comissão
A ExusTrans aplica uma comissão padrão da plataforma aos serviços dos transportadores. Esta comissão é calculada automaticamente e de forma transparente.
- 🧮 Taxa padrão: 20%
- 📌 Aplicada ao preço líquido do transporte
- ✅ Incluída na fatura do cliente
- 📄 Visível nos documentos de faturação
Este sistema evita preços incorretos e garante que os transportadores calculam sempre as ofertas corretamente.
Passo 6: Regras de IVA e Fiscalidade Aplicadas Automaticamente
Durante a criação da fatura, o sistema determina o tratamento correto do IVA com base na localização da empresa e nos dados de registo.
- 🇧🇪 IVA belga (21%) quando aplicável
- 🇪🇺 Autoliquidação na UE
- 🌍 Fora da UE fora do âmbito
- 📑 Referências legais adicionadas
Este processo garante que as faturas cumprem a regulamentação belga e europeia.
Passo 7: Geração de Faturas em PDF
Após o cálculo e a validação, a ExusTrans gera automaticamente faturas em PDF em conformidade legal.
- 🧾 Número de fatura único
- 🏢 Identificação da empresa
- 💶 Discriminação de preços
- 📑 Notas de IVA
- 📆 Data de emissão e período
Estes documentos em PDF são adequados para contabilidade, auditorias e reporte financeiro.
Passo 8: Acesso e Download de Faturas
Todas as faturas geradas são armazenadas de forma segura nas contas dos utilizadores e permanecem acessíveis a qualquer momento.
- 👤 Localização: O Meu Perfil → Faturas
- ⬇️ Download de PDF com um clique
- 📊 Acompanhamento do estado da fatura
- 📁 Arquivo histórico
Recomenda-se que os utilizadores descarreguem e arquivem as faturas para os seus próprios registos contabilísticos.
Vantagens do Sistema de Faturação da ExusTrans
O fluxo de faturação automatizado oferece vantagens significativas tanto para clientes como para transportadores.
- ✅ Redução da carga administrativa
- ✅ Preços transparentes
- ✅ Menor risco de litígios
- ✅ Documentação pronta para auditoria
- ✅ Ciclos de faturação previsíveis
❓ Perguntas Frequentes (FAQ)
Quando é que uma oferta se torna uma Oferta Concluída?
Uma oferta torna-se uma Oferta Concluída depois de o transporte estar concluído e de ambas as partes confirmarem a entrega no chat.
Onde posso ver as minhas Ofertas Concluídas?
Pode encontrar todos os serviços concluídos em O Meu Perfil → Ofertas Concluídas.
Posso editar uma Oferta Concluída após a confirmação?
Não. As Ofertas Concluídas ficam bloqueadas após a confirmação para garantir uma faturação transparente e fiável.
Com que frequência são geradas as faturas?
As faturas são geradas duas vezes por mês: do dia 1 ao dia 14 e do dia 15 até ao final do mês.
Quem gera as faturas?
As faturas são geradas por administradores da ExusTrans com base em dados verificados das Ofertas Concluídas.
Todas as ofertas concluídas são incluídas na próxima fatura?
Sim. Todas as Ofertas Concluídas validadas dentro do período de faturação são incluídas na próxima fatura.
Como é aplicada a comissão de 20%?
A comissão é calculada automaticamente sobre o preço líquido do transportador e incluída na fatura final.
Quando é calculado o IVA?
O IVA é calculado automaticamente durante a geração da fatura com base na localização da empresa e nos dados de registo de IVA.
Quando é criada a fatura em PDF?
As faturas em PDF são geradas imediatamente após o ciclo de faturação ser concluído e aprovado.
Onde posso descarregar as minhas faturas?
Todas as faturas estão disponíveis em O Meu Perfil → Faturas e podem ser descarregadas a qualquer momento.
O que acontece se a minha Oferta Concluída contiver informação incorreta?
Deve contactar imediatamente o suporte da ExusTrans. As correções só podem ser efetuadas antes da geração da fatura.
Porque é que a minha Oferta Concluída não aparece na fatura?
Uma Oferta Concluída pode ser excluída se estiver incompleta, em revisão ou se faltar algum dado obrigatório.
Posso receber faturas com maior frequência?
Não. As faturas são emitidas de acordo com ciclos de faturação fixos para garantir uma contabilidade consistente.
Durante quanto tempo as faturas são armazenadas na ExusTrans?
As faturas são armazenadas de forma segura na sua conta e permanecem disponíveis de acordo com os requisitos legais de conservação.
Preciso de manter as minhas próprias cópias das faturas?
Sim. Os utilizadores são responsáveis por descarregar e arquivar as faturas para os seus próprios registos contabilísticos e fiscais.
Conclusão
Da confirmação no chat à entrega final do PDF, a ExusTrans gere todo o fluxo de faturação de forma estruturada e transparente. Ao usar as Ofertas Concluídas como fonte única de verdade, aplicar regras automáticas de comissão e IVA e gerar documentos em conformidade, a plataforma assegura uma faturação fiável para todos os utilizadores.
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